提前准备的东西挺多。比如知道总人数，安排出相应的座椅。把多余的座椅可以撤到后排。调试好可能用的音箱、投影设备。

准备上茶水、茶叶、水果（如单位平时用这个规定和习惯的话）。

重要的会议，还准备上双方的名签。既然提前知道了会议人员的总人数，安排好了相应数量的座椅，一个座位一杯茶就好。

另外，如果是放茶叶、倒开水的那种，一般应该是在双方落座后才开始上茶的，而不是早早就泡好。

而且，如果是带杯儿的瓷杯，应该把杯把儿转向客人方便拿的那一方。